Kisah Aku & PPT Part 3 : Baru kau tau?

2007 banjir besar melanda negara, khususnya negara hujung tanah semenanjung emas. Organisasi penulis juga turut terlibat secara eksklusif dengan tragedi ini. Walau banjir berlaku, pejabat banyak yang tidak boleh dimasuki manusia, kerja tetap berjalan. Kami diarah untuk berada di lokasi yang tidak digenangi air. Tetapi ini bukanlah bermakna terpaksa duduk juga di hadapan meja menghadap monitor..

Tahun ini juga penulis baharu sahaja di arah bertukar ke pejabat besar kedua. Penulis di letakkan dalam satu unit kecil yang mempunyai tanggungjawab yang agak besar terhadap organisasi. Terdapat mesyuarat berkala yang akan berjalan mengikut jadual dan penulis adalah urusetia merangkap pencatat menit.

Oh ya...antara tugas yang tidak boleh dipisahkan dari jawatan PPT ialah sebagai pencatat minit mesyuarat. Ada kalanya, PPT akan dilantik untuk urusetia beberapa jenis mesyuarat yang berbeza. Hal ini akan lebih ketara sekiranya berada di bahagian pentadbiran dan kewangan dimana terdapat banyak mesyuarat yang perlu diminitkan seperti mesyuarat pengurusan, kewangan dan beberapa siri mesyuarat tidak berkala. Namun mujurlah, berada di sub unit kecil pejabat besar, hanya menjadi urusetia SATU mesyuarat sahaja. Ini bermakna hanya satu minit sahaja yang perlu dijaga. 

Pengurusan mesyuarat bukan sekadar menentukan tarikh dan mengeluarkan surat jemputan semata-mata. Bagi mesyuarat yang mempunyai bidang kuasa kelulusan yang besar, seperti meluluskan staf untuk melanjutkan pengajian dengan memperolehi biasiswa misalnya, pengurusan mesyuarat kadangkala menjadi agak renyah. Antara lain, pihak urusetia perlu mengenalpasti kehadiran ahli mesyuarat pada tarikh yang ditetapkan terlebih dahulu beberapa hari sebelum tarikh, yang terbaik sehari atau dua hari sebelum kerana mesyuarat yang tidak cukup kuorom akan mengakibatkan ianya tidak dapat dilaksanakan.

Jamuan untuk ahli mesyuarat juga perlu dipastikan tepat pada masa dan ketika diperlukan. Masa mesyuarat menjadi panjang adalah perkara biasa dalam mesyuarat seumpama ini sekiranya tidak dikawal sepenuhnya oleh pengerusi.

Seusai mesyuarat, tugas membuat minit adalah yang agak membimbangkan meski hanya satu mesyuarat sahaja yang dijaga. Selaku urusetia, maka selalunya rakaman suara mesyuarat akan dibuat dengan tujuan untuk mengelakkan sebarang kesilapan dalam catatan. Maka akan berlakunya keadaan dimana urusetia terpaksa menghadiri minimum dua kali mesyuarat yang sama, pada waktu yang berbeza. Mendengar semula rakaman suara semasa mesyuarat adalah seumpama kita terjun semula ke masa lalu...

Maka dugaan terbesar apa bila mendengar semula rakaman adalah serangan rasa bosan dan akhirnya rakan kebosanan, iaitu mengantuk pula datang membelai diri kita. Maka masa sehari tidak mencukupi untuk menyaipkan kertas minit.

Sebaik sahaja selesai minit, maka akan diperiksa dan disemak oleh pegawai penyelia. Itu juga mengambil masa yang agak panjang. Pembetulan selepas semakan tidak terlalu sulit kecuali jika berlaku kesilapan major dalam penulisan...

Di Unit sub ini, penulis belajar tentang bekerja di sektor awam tanpa mengenal waktu. Penulis dan rakan pernah pulang ke rumah selepas jam 1 pagi, tanpa dirancang dek kerana hendak menyiapkan dokumen untuk dihantar ke Putrajaya, dan keesokan pagi masih setia dihadapan mesin perakam kehadiran sebelum jam 8. Penulis juga 'biasa' menyiapkan tugasan yang diberikan pada waktu lewat beberapa minit sebelum tamat tempoh bekerja jam 5. Juga bertemu dengan sesi perbincangan yang bermula jam 4.40 petang...memang mencabar.

Apabila waktu mesyuarat hampir tiba, biasanya kerja lebih masa akan menjadi santapan hujung minggu. Biasanya akan mengabil masa yang agak panjang hingga melebihi jam 6 petang ada ketikanya.

Maka pada dan ketika itu, baharulah penulis tau betapa kerja sebenar dan detik menguruskan diri perlu diseimbangkan untuk mencapai matlamat organisasi?

Pernah juga penulis terlibat dengan suatu program luar hujung minggu. Seusai program hari Sabtu sekitar jam 2.30 petang, penulis tetap diminta hadir untuk sesi penyediaan bagi menghadapi mesyuarat. Dengan tubuh letih dan tidak berfokus, hanya mampu melakukan tugasan tanpa dapat menggunakan fikiran yang agak waras kerana kepenatan...

Di unit ini juga, penulis menemui seorang staf yang benar amanah. Suatu ketika sebuah fail telah didapati hilang dari simpanan. Masa agak berminggu juga ... puas dicari ke sana ke mari. Pelbagai suspek di soal siasat tetapi fail masih gagal ditemui. Namun akhirnya, ia ditemukan juga. Namun, antara usaha yang menarik, beliau menunaikan solat hajat memohon kepada Allah agar ditemukan dengan fail tersebut...Dan hajat beliau dimaqbulkan. Fail ditemui di suatu kawasan yang khusus untuk pembuangan. Mungkin tersilap letak menyebabkan ianya boleh sampai ke lokasi tersebut.

Walau sesukar manapun berada di unit tersebut, penulis dapat juga penghargaan untuk perkhidmatan cemerlang bagi kiraan tahun yang tersebut. Ketua Unit tersebut pernah mengatakan bahawa staf dibawah seliaan beliau akan dilatih untuk menjadi staf yang benar² kompeten serta dapat menjalankan tugas dengan cemerlang...

Penulis menamatkan karier di unit tersebut menjelang 2009 dan dipindahkan ke pejabat yang lebih besar disebabkan berjaya dinaikkan pangkat.

Oh ya, semasa di unit tersebut juga, kami dapat merasa kenaikan gaji sebagaimana yang diumumkan oleh YAB PM pada waktu itu. Hari pertama menerima slip gaji baharu, masing² kelu dan tidak dapat berkata apa-apa. Ya, disepanjang berada di unit tersebut, penulis berjaya menggandakan gaji melalui perkara berikut :-

1. Lulus PTK - yang melayakkan kenaikan gaji secara menegak. Pada waktu itu terdapat tiga mata gaji iaitu P1 hingga P2. Gaji penulis dinaikan dari tangga P1T9 kepada P2T11.

2. semakan semula gred gaji pada zaman Pak Lah selaku PM

3. Kenaikan gaji kerana kenaikan gred jawatan

Allah membalas segala jerit payah ketika melalui hari² di unit tersebut.