Kisah Aku & PPT Part IV : Selamat Datang Dunia Akademik

2009

Sekali lagi penulis di arah berpindah ke pejabat baharu untuk memulakan tugas dengan jawatan baharu. Apabila dinaikkan gred, maka mahu atau tidak mahu, pertukaran akan berlaku. 

Untuk kenaikan gred, penulis melalui dua sesi temuduga. Temuduga kali yang pertama menemui kegagalan. Penulis juga sudah lupa tarikhnya. Hanya pada kali kedua penulis berjaya...

Masuk ke pejabat baharu yang terletak agak terasing dari ibu pejabat. Deretan rumah kedai beberapa tingkat. Jawatan penulis juga adalah merupakan post baharu untuk pejabat tersebut. Maka ianya memang sangat baharu. Walau staf sedia ada tidaklah baharu. Namun suasana kerja baharu kadang² tidaklah terlalu mengujakan.

Jika sebelum ini penulis berurusan dengan staf yang akan keluar organisasi untuk cuti melanjutkan pengajian,kini penulis ditempatkan di lokasi yang menjadi penempatan staf berkaitan. 

Penulis diarah berada di sub unit pejabat untuk mengurus pengajian pelajar sarjana tinggi. Unit tersebut hanya mengandungi dua orang staf sahaja, dengan tanggungjawab terhadap timbalan pengarah dan juga ketua pejabat.

Timbalan Pengarah atau TP jarang berada di pejabat. Beliau kerap terlibat dengan tugasan luar. Namun tugas di pejabat juga banyak dan dikemudi oleh penulis dan seorang pembantu. Syukur kerana dikurniakan seorang pembantu yang rajin dan benar-benar membantu. Saban purnama pasti ada sahaja program yang perlu diuruskan berkaitan dengan pembentangan awal pelajar.

Di unit ini juga penulis berpeluang berkenal-kenalan dengan warga negara asing. Salah seorangnya dari Nigeria yang muslim.  Darinya diketahui bahawa orang Niger Muslim kebanyakkannya mempunyai lebih dari seorang isteri. Menurut budaya masyarakat mereka, jika hanya mempunyai seorang sahaja isteri maka itu dianggap lemah dan dipandang rendah serta mengundang apungan kata nista dan tohmahan masayarakt di sana. Berbeza dengan budaya kita Melayu-Islam Nusantara Semenanjung emas yang memandang rendah golongan yang berpoligami serta serong akan kelakuannya.

Di Negeria juga katanya muslimat adalah menutup aurat dengan sempurna berbeza dengan muslimat moden semenanjung emas. Kenalan tersebut adalah salah seorang tenaga pengajar di salah sebuah univeriti di sana. Beliau juga seorang hafiz ...

Peristiwa penting yang berlaku ketika berada di sub-unit tersebut ialah kehilangan HP yang ditinggalkan di atas meja pada waktu rehat. Memang itu adalah kesilapan penulis juga namun biasanya sebelum ini letak barang berharga seumpama itu tidaklah mengundang kehilangan. Lain lokasi lain lah belalangnya yang menghuni...

Selepas beberapa purnama, penulis telah ditugaskan ke sub unit yang lain yang berurusan terus dengan pelajar pengajian ijazah pertama. Ini kerana rakan sejawat penulis yang berada di unit tersebut telah ditukarkan ke pejabat lain. 

Beberapa bulan sebelum menjelang kiraan setahun, seluruh isi bangunan telah diarahkan untuk berpindah ke bangunan baharu di ibu pejabat. Maka proses perpindahan memakan masa hampir seminggu dalam bulan Ramadhan yang mulia. 

Di bangunan baharu, penulis dikurniakan sebuah bilik yang agak selesa. Penolong Pengarah juga mendapat sebuah bilik yang agak luar biasa besarnya. Bangunan ini mengandungi banyak bilik yang boleh dimanfaatkan untuk staf gred 29 dan ke atas. Walau bagaimanapun, terdapat sebuah bilik kecil yang dikhaskan untuk jawatan CC yang mengundang celaan pihak² yang kurang senang. Oleh kerana bilik agak banyak dan keperluan kepada bilik adalah dilihat kritikal untuk seorang CC, maka Penolong Pengarah telah mengarahkan agar bilik kecil dihuni oleh CC yang mempunyai ruang lingkup kerja yang besar, mengawal kewangan jabatan. 

Urusan pelajar ijazah pertama adalah lebih kepada mengurus pendaftaran, pendafataran mata pelajaran, pengguguran subjek sekiranya berlaku masalah yang dijangka seperti lebihan kredit, masalah jadual waktu, peperiksaan akhir, pengaturan penggunaan kelas dan sebagainya. Pengurusan peperiksaan akhir adalah paling mencabar kerana gerak kerja untuk menghadapinya sudah diatur dari awal semester lagi. Dimulakan dengan arahan untuk membuat kertas soalan, diikuti dengan proses untuk pengesahan soalan peperiksaan melalui satu jawatankuasa khas yang dibentuk di peringkat sub jabatan dan juga jabatan. Di sini, setiap kertas soalan untuk setiap subjek yang ditawarkan akan diperiksa satu demi satu bagi memastikan kualiti soalan adalah terpelihara. Dek kerana proses ini dilihat panjang dan agak memakan masa, maka pemeriksaan soalan di peringkat sub-jabatan dilihat dapat mengurangkan masa serta lebih fokus mengikut subjek.

Di sini juga, penulis adalah merupakan pencatat dan penulis minit mesyuarat untuk beberapa jawatankuasa. Itulah tugas hakiki seorang PPT. Cumanya di sini penulis cuba untuk menyelesaikan penulisan minit dalam jangkamasa dua hari dari tarikh mesyuarat.

Kaedah yang boleh diikuti untuk menulis minit pantas ialah dengan membuat minit semasa mesyuarat berjalan. Oleh itu, ianya tidak akan memakan masa untuk 'masuk' semula ke mesyuarat yang telah selesai hanya untuk mencatat minit.

Sediakan format minit, dan kemudian mulalah mencatat mengikut agenda mesyuarat berdasarkan kepada format minit sebelumnya. Pada masa itu, penulis belum mengenali google drive, jadi hanya words sahaja yang boleh diaplikasikan. Sebenarnya, dalam setiap mesyuarat, bukan semua yang diperkatakan oleh ahli perlu di catat. Hanya keputusan sahaja yang perlu dicatatkan di atas kertas minit. Kita boleh ambil perhatian kepada apa yang dilafazkan oleh pengerusi sahaja dan cuba abaikan perkataan ahli lain yang seqadar memberikan pandangan, hujahan atau kadangkala bebelan!!

Tugas menjadi lebih mudah sekiranya minit atau agenda mesyuarat tidak dipaparkan melalui LCD. Selepas tahun 2017 kalau tidak silap penulis, minit dan agenda telah mula dipaparkan di LCD. Kertas agenda, minit sebelumnya dan lain² dokumen sudah agak jarang dicetak dan diedar kepada ahli mesyuarat. Ini bertujuan untuk mengurangkan penggunaan kertas. 

Maka tugas sebagai pencatat minit dan cabaran untuk menyiapkan minit lebih awal adalah agak sukar dicapai. Ini kerana, dengan hanya satu lap top yang dipegang oleh urusetia yang sama untuk memaparkan minit dan juga mencatatkannya, ianya agak sukar untuk dicapai.

Namun, pencatat harus bijak mencuri² masa menulis apabila berlaku perbincangan panjang yang melibatkan kebanyakan ahli, walau bukan majoriti, untuk menaip minit. Walau bagaimanapun, rakaman masih perlu diambil. Ini kerana terdapat juga ketika dimana keputusan dan pancaran maya berjalan serentak. Juga kadangkala terdapat keputusan yang samar² yang perlu kepada pendengaran semula.

Antara tugasan lain yang perlu dihadap oleh penulis secara berulang ialah proses mengumpulkan kertas² soalan yang telah selesai di sahkan di peringkat pejabat serta menguruskan atau menjadi orang tengah antara pihak pejabat dan pereka kertas soalan sekiranya terdapat sebarang pembetulan kecil yang perlu dibuat. Selepas selesai pembetulan, kertas soalan akan dikumpulkan di bilik penulis dan tandatangan setiap pemilik soalan perlu diambil dan dicatatkan di bahagian belakang setiap helaian kertas.

Sekitar tahun 2010 atau 2011 kalau tidak silap, berlaku pengecutan jumlah staf di pejabat tersebut yang menyaksikan seorang PPT ditarik keluar untuk diletakkan di pejabat lain. Hal ini menyebabkan kerja² PPT yang ditarik keluar difaraidkan kepada staf lain yang masih berada di pejabat tersebut. Ini bermakna tugasan bertambah tanpa sebarang tambahan ganjaran ...